Combien coûte un accompagnement Loi 25 au Québec ?

Le coût d’un accompagnement Loi 25 dépend de la réalité de votre organisation, des travaux déjà réalisés et des services dont vous avez réellement besoin. Il n’existe pas de prix unique applicable à toutes les PME et à tous les organismes à but non lucratif (OBNL).

Une organisation qui souhaite faire réviser une politique n’aura pas nécessairement les mêmes besoins qu’une autre qui doit inventorier ses renseignements personnels, examiner plusieurs fournisseurs, réaliser des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et mettre en place ses pratiques de gouvernance.

Avant de comparer les prix, il est donc important de comprendre ce que comprend réellement l’accompagnement proposé.

1. Quels facteurs influencent le coût de la conformité à la Loi 25 ?

La taille et la structure de votre organisation

Le nombre d’employés, d’établissements, de départements et de personnes impliquées peut avoir une incidence sur les travaux nécessaires.

Toutefois, la taille ne détermine pas à elle seule la complexité du mandat. Une petite organisation qui traite des renseignements sensibles peut avoir des besoins importants.

Les renseignements personnels que vous détenez

La nature, la sensibilité, la quantité et les utilisations des renseignements personnels influencent les mesures à examiner.

Les dossiers d’employés, les renseignements de clients, les données de santé ou les renseignements de personnes vulnérables peuvent notamment soulever des enjeux différents.

Vos systèmes et fournisseurs

Les logiciels de paie, les systèmes de gestion, les plateformes infonuagiques, les outils d’intelligence artificielle et les fournisseurs externes peuvent nécessiter des analyses particulières.

Selon les situations, certaines activités peuvent notamment nécessiter une EFVP.

Les documents et pratiques déjà en place

Une organisation disposant déjà de politiques adaptées, d’un inventaire des renseignements et de procédures opérationnelles pourrait avoir besoin d’un mandat plus ciblé.

À l’inverse, une organisation qui commence sa démarche peut nécessiter davantage de travail de diagnostic, de documentation et d’implantation.

Le niveau d’accompagnement souhaité

Le coût peut aussi varier selon que vous souhaitez recevoir des recommandations, obtenir des documents personnalisés ou être accompagné dans leur application et leur mise à jour.

2. Trois façons de structurer un mandat Loi 25

Option 1 - Un mandat ponctuel

Cette approche vise un besoin précis.

Exemples : examiner une politique de confidentialité, documenter un incident, évaluer un fournisseur ou réaliser une EFVP pour un projet déterminé.

Convient notamment à : une organisation ayant déjà structuré sa démarche, mais qui a besoin d’une expertise complémentaire sur un sujet.

Option 2 - Une démarche de mise en conformité structurée

Cette approche commence généralement par une compréhension des activités et des renseignements personnels traités.

Selon les besoins, elle peut comprendre un diagnostic, une cartographie, une analyse des fournisseurs, la préparation des politiques, des registres et des outils de gestion.

Convient notamment à : une organisation qui souhaite structurer sa démarche et obtenir des livrables adaptés à son fonctionnement.

Option 3 - Un accompagnement évolutif

Cette approche combine des travaux initiaux avec du soutien à l’implantation et à l’évolution des pratiques.

Elle peut être utile lorsqu’une organisation adopte régulièrement de nouveaux systèmes, change de fournisseurs ou souhaite bénéficier d’un accompagnement dans la durée.

Convient notamment à : une organisation qui recherche un soutien continu plutôt qu’une livraison documentaire ponctuelle.

3. Que devrait comprendre une proposition de services Loi 25 ?

Pour comparer deux offres, examinez la portée réelle des travaux plutôt que le montant total seulement.

Une proposition devrait préciser, selon le mandat :

• Les activités de diagnostic et les rencontres prévues.
• Les documents et outils qui seront livrés.
• Le degré de personnalisation.
• Les analyses de fournisseurs et les EFVP comprises ou exclues.
• Le soutien offert pour mettre les mesures en application.
• Les responsabilités de l’organisation et du consultant.
• Les frais additionnels possibles.
• Les modalités de mise à jour ou d’accompagnement après livraison.

4. Le coût de la conformité comprend-il uniquement les honoraires du consultant ?

Non. Le budget global d’une organisation peut également comprendre du temps de gestion interne, de la formation, des ajustements aux systèmes, des mesures de sécurité ou des travaux juridiques spécialisés.

Il faut distinguer ces dépenses des honoraires du consultant.

Il faut aussi éviter de confondre les investissements de prévention avec les sanctions potentielles prévues par la législation : ce sont deux sujets différents.

5. Peut-on réduire les coûts sans négliger ses obligations ?

Oui, une démarche bien organisée peut aider à limiter les travaux inutiles ou redondants.

Par exemple, une organisation peut centraliser ses documents existants, identifier les responsables internes, inventorier ses principaux systèmes et regrouper ses questions avant le début du mandat.

Une démarche par étapes peut également faciliter la planification des ressources.

6. Pourquoi une politique de confidentialité seule ne suffit-elle pas toujours ?

Une politique de confidentialité est un outil de transparence important, mais elle ne remplace pas les pratiques internes nécessaires à la protection des renseignements personnels.

Selon le régime applicable, une organisation doit notamment encadrer sa gouvernance, ses responsabilités, la conservation et la destruction des renseignements ainsi que la gestion des incidents.

Certaines situations exigent également une EFVP.

L’objectif d’un accompagnement ne devrait donc pas être uniquement de produire des documents, mais aussi d’aider l’organisation à les utiliser correctement.

7. Comment Exact RH accompagne les PME et les OBNL du Québec

Exact RH propose un accompagnement adapté aux activités et aux besoins des organisations.

Notre démarche Évolution Loi 25 aborde notamment le diagnostic et la cartographie des renseignements personnels, l’environnement technologique, les fournisseurs, les EFVP, la conservation, les politiques et les consentements.

L’accompagnement vise à aider les responsables à comprendre leurs obligations, à structurer leurs pratiques et à disposer d’outils applicables dans leur organisation.

Le contenu et les modalités d’un mandat doivent être confirmés selon les services retenus.

8. Évaluez vos besoins avant de demander une proposition

Vous ne savez pas encore si votre organisation a besoin d’un mandat ponctuel ou d’un accompagnement plus complet ?

Répondez à quelques questions sur votre situation afin d’identifier les sujets à discuter avec un conseiller.

Cette autoévaluation est indicative. Elle ne détermine pas à elle seule votre conformité ni les obligations juridiques applicables.