Comment choisir un consultant Loi 25 au Québec ?

La conformité à la Loi 25 ne se limite pas à publier une politique de confidentialité ou à remplir quelques formulaires. Elle exige de comprendre comment votre organisation recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels.

Pour une PME ou un organisme à but non lucratif (OBNL), choisir le bon consultant peut faciliter la compréhension des obligations applicables et leur mise en œuvre. Voici les critères à examiner avant de confier votre démarche à un fournisseur.

1. Vérifiez sa connaissance du cadre juridique québécois

Un consultant Loi 25 doit comprendre les règles québécoises de protection des renseignements personnels et savoir distinguer les obligations légales des bonnes pratiques.

Il devrait notamment pouvoir vous expliquer :

• le rôle du responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP);
• les politiques et pratiques de gouvernance;
• la gestion des incidents de confidentialité;
• les règles de consentement et de transparence;
• la conservation et la destruction des renseignements;
• les situations nécessitant une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP);
• les exigences relatives à certains fournisseurs et aux communications de renseignements hors Québec.

Les obligations exactes dépendent des activités de votre organisation et du régime juridique applicable. Question à poser : Comment déterminez-vous les obligations qui s’appliquent réellement à notre organisation ?

2. Privilégiez une démarche fondée sur vos pratiques réelles

Un ensemble de politiques génériques ne suffit pas nécessairement à répondre aux besoins de votre organisation.

Avant de rédiger des documents, un consultant devrait chercher à comprendre les catégories de renseignements traités, les personnes concernées, les systèmes utilisés, les fournisseurs et les pratiques déjà en place.

Une démarche peut comprendre un diagnostic, une cartographie des renseignements personnels, une analyse des écarts et un plan d’action priorisé. Question à poser : Comment personnalisez-vous les documents et les recommandations à notre fonctionnement ?

3. Demandez quels livrables seront remis

Les offres de consultation ne comprennent pas nécessairement les mêmes services. Selon les besoins, les livrables peuvent notamment comprendre :

• un inventaire ou une cartographie des renseignements personnels;
• une matrice des fournisseurs et des flux de renseignements;
• une politique de confidentialité publique;
• des politiques internes de gouvernance et de sécurité;
• un calendrier de conservation et de destruction;
• un registre des incidents de confidentialité;
• des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée;
• des formulaires, avis et mécanismes de consentement;
• un plan d’action avec responsabilités et priorités.

Tous ces livrables ne sont pas automatiquement obligatoires dans toutes les situations, ni inclus dans chaque offre de services. Question à poser : Quels documents et outils recevrons-nous concrètement à la fin du mandat ?

4. Distinguez les expertises juridiques, organisationnelles et technologiques

La protection des renseignements personnels mobilise plusieurs compétences complémentaires.

Le consultant en gouvernance et conformité accompagne l’organisation dans l’analyse de ses pratiques, la documentation, la structuration des responsabilités et la mise en œuvre de mesures.

L’avocat peut fournir des avis juridiques propres à une situation, interpréter les obligations applicables et intervenir dans les dossiers nécessitant des services juridiques réservés.

Le spécialiste TI ou cybersécurité peut évaluer et améliorer les contrôles techniques, les accès, les configurations, la sauvegarde et la sécurité des systèmes.

Un bon accompagnement reconnaît les limites de chaque expertise et fait intervenir d’autres professionnels lorsque nécessaire. Question à poser : Quelles activités réalisez-vous directement et lesquelles nécessitent une expertise complémentaire ?

5. Vérifiez comment les fournisseurs et les outils numériques sont examinés

Les organisations utilisent souvent des logiciels de gestion, des services infonuagiques, des plateformes de communication et des outils d’intelligence artificielle.

Le consultant devrait pouvoir expliquer comment il examine les flux de renseignements personnels, les accès, les finalités, les contrats et les communications éventuelles hors Québec.

Certaines situations nécessitent une EFVP ou d’autres mesures particulières. L’analyse doit être adaptée aux activités réelles et aux exigences applicables. Question à poser : Comment évaluez-vous les risques liés à nos fournisseurs et à nos outils numériques ?

6. Comparez le coût total et les services réellement inclus

Le prix d’un accompagnement Loi 25 peut varier selon la taille de l’organisation, les renseignements traités, les systèmes utilisés, la complexité des activités et l’étendue du mandat.

Avant de comparer deux propositions, demandez :

• Quels diagnostics sont inclus ?
• Combien de rencontres sont prévues ?
• Les documents sont-ils personnalisés ?
• Les EFVP sont-elles comprises ou facturées séparément ?
• Une formation ou un soutien à l’implantation est-il prévu ?
• Quels services sont offerts après la livraison ?
• Quels travaux supplémentaires pourraient être facturés ?

Le prix le plus bas ne correspond pas nécessairement à l’offre la plus adaptée. L’important est de comparer la portée, les livrables et les responsabilités.

7. Vérifiez l’accompagnement après la livraison

La protection des renseignements personnels demande une attention continue. Les pratiques peuvent évoluer lorsqu’une organisation adopte un nouveau logiciel, change de fournisseur, modifie ses activités ou rencontre un incident.

Demandez comment le consultant prévoit soutenir l’application des mesures, les mises à jour documentaires et l’évolution des pratiques. Question à poser : Que se passe-t-il lorsque nos besoins changent après la fin du mandat ?

8. Qui demeure responsable de la conformité ?

Faire appel à un consultant ne transfère pas automatiquement les responsabilités légales de l’organisation.

Dans une entreprise privée, la personne ayant la plus haute autorité exerce par défaut la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels. Cette fonction peut être déléguée par écrit, en tout ou en partie, selon les règles applicables. La personne ayant la plus haute autorité demeure néanmoins imputable quant au respect et à la mise en œuvre de la loi.

Un mandat de consultation devrait donc préciser les responsabilités respectives du fournisseur, de la direction et des personnes désignées à l’interne.

Comment Exact RH peut vous accompagner

Exact RH accompagne les PME et les OBNL du Québec dans la structuration et la mise en œuvre de leur démarche de protection des renseignements personnels.

Son parcours Évolution Loi 25 peut aborder notamment la cartographie, les pratiques technologiques, les fournisseurs, les EFVP, la conservation, les politiques et les consentements, selon les besoins et la portée du mandat.

L’objectif est d’aider les organisations à passer de la compréhension des obligations à des pratiques concrètes, documentées et adaptées à leur réalité. Découvrez notre accompagnement Loi 25 ou communiquez avec notre équipe pour discuter de votre situation.