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Loi 25 et confidentialité · 7 min · 27 octobre 2026

Loi 25 et confidentialité

Identification indirecte : retirer le nom ne suffit pas

Par Exact RH · Révision éditoriale du 27 octobre 2026

Un poste, un lieu ou une date peuvent suffire à reconnaître une personne. Apprenez à repérer ces indices dans vos rapports, sondages et formations, puis à adapter vos communications à leurs destinataires.

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Comment une personne peut être reconnue sans être nommée

La confidentialité dépend aussi du contexte. Vous retirez le nom d’une employée d’un compte rendu, mais vous conservez son poste, son ancienneté et la date d’un événement. Pour une personne extérieure, ces détails semblent vagues. Pour ses collègues, ils peuvent désigner une seule personne.

Un profil LinkedIn, une annonce de nomination ou une page d’équipe peut fournir l’indice manquant. Le bon réflexe consiste à relire le document du point de vue de ses destinataires et à se demander ce qu’ils pourraient en déduire.

Trois situations où le risque passe facilement inaperçu

Les exemples suivants sont fictifs. Ils illustrent des bonnes pratiques à adapter à votre contexte.

Un compte rendu RH trop précis

Un message décrit une superviseure de Laval, embauchée au printemps et responsable du quart de soir, qui fait l’objet d’une démarche disciplinaire. Sans son nom, la description peut tout de même permettre de la reconnaître.

Un sondage présenté comme anonyme

Aucun nom n’est demandé, mais les résultats sont ventilés par poste, établissement, ancienneté et horaire. Un commentaire décrit ensuite un événement connu de tous. Le croisement peut rendre la réponse reconnaissable.

Vous utilisez une plateforme externe? Consultez les points à vérifier auprès de vos fournisseurs qui traitent des renseignements personnels.

Consulter les points à vérifier auprès des fournisseurs et des tiers

Un cas réel partagé en formation ou sur LinkedIn

Changer le prénom tout en conservant la ville, le secteur, le poste et une chronologie distinctive peut permettre à un membre du réseau professionnel de reconnaître la personne.

Vos communications méritent un regard extérieur

Vous hésitez sur le niveau de détail d’un rapport ou sur la présentation d’un sondage? Discutez de vos pratiques avec Exact RH pour préciser les priorités à examiner dans votre démarche de protection des renseignements personnels.

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Pour les PME et OBNL du Québec. Présentez votre besoin à Exact RH pour discuter de l’accompagnement approprié. Évitez d’envoyer des dossiers ou des renseignements sensibles dans votre demande initiale.

Identification indirecte et Loi 25 au Québec

Le présent article vise principalement le régime québécois du secteur privé. L’assujettissement d’un OBNL dépend notamment de ses activités. Les organismes publics et certains renseignements du secteur de la santé relèvent d’autres régimes.

La définition légale des renseignements personnels couvre l’identification directe et indirecte. Pour appliquer les règles, il faut donc examiner ce que les renseignements permettent de révéler sur une personne.

Dépersonnalisation et anonymisation

La dépersonnalisation empêche l’identification directe; les renseignements demeurent personnels. Pour l’anonymisation, il doit être raisonnable de prévoir en permanence, compte tenu du contexte, que les renseignements empêchent irréversiblement toute identification directe ou indirecte. Ces deux opérations ne sont pas interchangeables.

Le règlement encadre notamment les finalités, la supervision compétente, l’analyse des risques, les techniques, les protections, la réévaluation et le registre. Les risques résiduels doivent être très faibles; la démonstration d’un risque nul n’est pas exigée. Les renseignements raisonnablement disponibles ailleurs font partie de l’analyse.

Cinq vérifications avant de diffuser un document

Checklist avant diffusion

Cinq vérifications avant de diffuser un document

Utilisez ces questions comme repères de révision avant de partager un rapport, un sondage ou une formation.

  • Identifier les destinataires. Que savent-ils déjà des personnes et des événements décrits?
  • Repérer les indices combinés. Examiner les postes, dates, lieux, horaires, montants et situations inhabituelles.
  • Vérifier les recoupements possibles. Considérer le site de l’organisation, LinkedIn et les annonces publiques.
  • Retirer les détails inutiles. Généraliser une date, regrouper des catégories ou résumer un commentaire lorsque cela convient.
  • Choisir le niveau de diffusion. Prévoir une version restreinte, un résumé général ou une démarche d’anonymisation adaptée au besoin.

Que faire si le document a déjà été partagé

Signalez la situation à votre responsable de la protection des renseignements personnels. Une communication non autorisée par la loi peut constituer un incident de confidentialité, même sans nom. Il faut prendre les mesures raisonnables requises, documenter l’incident et évaluer le risque. Les avis à la CAI et aux personnes concernées sont requis avec diligence en présence d’un risque de préjudice sérieux, sous réserve des exceptions applicables.

Structurer la gestion d’un incident de confidentialité

Structurer vos pratiques avec Exact RH

Exact RH accompagne les PME et OBNL du Québec dans leur démarche de protection des renseignements personnels. Selon la portée convenue, le travail peut porter sur l’inventaire des renseignements, les accès, la gouvernance, les outils et la sensibilisation.

Découvrez notre accompagnement Loi 25 pour les PME et OBNL pour situer ce besoin dans votre démarche globale.

Découvrir notre accompagnement Loi 25

Questions fréquentes sur l’identification indirecte

Qu’est-ce que l’identification indirecte?

C’est le fait de reconnaître une personne grâce au contexte ou à une combinaison d’indices, comme son poste, son établissement et un événement particulier. L’absence de nom ne suffit pas à écarter ce risque.

Retirer les noms suffit-il pour anonymiser un document?

Non. Le retrait des noms peut laisser des indices permettant de reconnaître quelqu’un. L’anonymisation au sens juridique exige une démarche plus poussée que cette simple suppression. Consultez les distinctions et les sources officielles présentées dans cet article.

Quelle est la différence entre dépersonnalisation et anonymisation?

La dépersonnalisation retire la possibilité d’identifier directement une personne. L’anonymisation vise aussi l’identification indirecte, de façon irréversible selon le critère légal. Les renseignements dépersonnalisés demeurent des renseignements personnels.

Un sondage sans nom est-il nécessairement anonyme?

Non. Des catégories trop précises, des croisements de résultats ou un commentaire libre peuvent révéler qui a répondu. Il faut examiner le questionnaire, les accès aux réponses et la façon de diffuser les résultats.

Combien de réponses faut-il pour garantir l’anonymat?

Aucun nombre ne constitue à lui seul une garantie. Le risque dépend aussi des catégories, des croisements et du contexte. Un seuil de diffusion peut servir de mesure interne, mais doit être accompagné d’autres précautions.

Comment Exact RH peut-elle accompagner notre organisation?

Exact RH accompagne les PME et OBNL du Québec pour structurer leurs pratiques de protection des renseignements personnels. Un échange permet de préciser les priorités, les outils et la portée du mandat à envisager.

Discuter de vos pratiques Loi 25

Vous préparez un rapport, un sondage ou une formation? Présentez votre contexte à Exact RH pour discuter du soutien pertinent et de la portée à envisager. Pour les PME et OBNL du Québec. Évitez d’envoyer des dossiers ou des renseignements sensibles dans votre demande initiale.

Pour approfondir vos pratiques Loi 25

Sources et références