Équité salariale au Québec : échéances, maintien et amendes à connaître

Quand faut-il agir en équité salariale

Au Québec, les employeurs assujettis doivent réaliser un exercice initial, puis évaluer le maintien de l’équité salariale tous les cinq ans. L’échéance exacte dépend de leur historique. Un retard peut entraîner des correctifs et exposer à des sanctions; les amendes prévues à l’article 115 varient notamment selon la taille de l’entreprise.

Une description de poste actualisée aide à documenter le travail. Elle ne remplace ni l’exercice initial, ni le maintien, ni les affichages ou déclarations applicables.

Exercice initial maintien ou formation quel est votre besoin

Vous n’êtes pas certain du volet qui vous concerne? Notre accompagnement en équité salariale peut commencer par une clarification du dossier et des prochaines étapes.

Des échéances de maintien approchent en 2026 et en 2027

Les échéances d’équité salariale s’échelonnent selon le calendrier de chaque employeur. Pour ceux dont la précédente obligation de maintien était prévue en 2021 ou en 2022, une nouvelle échéance revient normalement en 2026 ou en 2027, à leur date anniversaire.

Il n’existe pas une seule échéance applicable à tous. Un travail effectué en retard ne signifie pas automatiquement que le cycle repart à la date où vous l’avez finalement terminé. Retrouvez vos affichages et vérifiez la date qui devait être respectée.

Consulter les repères de la CNESST pour déterminer votre date de maintien

Besoin d’aide pour compléter votre maintien

Vous avez vos anciens résultats, mais les postes, les salaires ou l’organisation ont changé? Nous pouvons vous aider à reconstituer les événements, à préparer les données et à réaliser les travaux convenus, ou soutenir votre équipe dans les étapes qu’elle souhaite faire à l’interne.

Quelles amendes sont prévues en équité salariale

Le non-respect de certaines obligations peut donner lieu à des poursuites pénales. L’article 115 prévoit les fourchettes suivantes pour les employeurs, selon la taille de leur entreprise :

En cas de récidive, les montants prévus sont doublés. Ces sanctions ne sont pas une facture automatique envoyée dès qu’une date est dépassée : elles s’inscrivent dans le régime d’infractions et de poursuites applicable. Consulter l’article 115 présenté par la CNESST.

Les conséquences ne se limitent pas à l’amende. Selon la situation, des travaux correctifs, des ajustements salariaux, des sommes forfaitaires et des intérêts peuvent être dus. Les règles de calcul et de versement diffèrent selon le type de travaux et le retard. La CNESST publie aussi une liste d’employeurs contrevenants. Comprendre les obligations et les vérifications de la CNESST.

Qui doit réaliser un exercice initial d’équité salariale

La Loi sur l’équité salariale vise notamment les employeurs dont l’entreprise atteint une moyenne annuelle de 10 salariés ou plus selon les règles applicables. L’effectif ne se détermine pas seulement en comptant les personnes présentes aujourd’hui : les périodes de paie, les exclusions et l’historique doivent être examinés.

Un employeur déjà assujetti le demeure malgré une baisse du nombre de salariés. Pour un employeur nouvellement assujetti selon la règle générale actuelle, l’exercice initial doit être réalisé au cours des quatre années suivantes; les situations historiques particulières doivent être vérifiées.

Par exemple, une entreprise devenue assujettie en 2022 selon cette règle générale doit normalement avoir complété son exercice initial au plus tard le 31 décembre 2026. Cet exemple ne remplace pas le calcul de l’échéance propre à votre organisation. Vérifier ses obligations auprès de la CNESST.

Vous devez faire votre exercice initial mais ne savez pas par où commencer

Vous n’avez pas à improviser la méthode ou à réunir toutes les données avant de demander de l’aide. Nous pouvons préciser avec vous les travaux nécessaires, les informations à recueillir et la façon de les réaliser.

Exact RH peut prendre en charge les travaux prévus au mandat ou vous accompagner étape par étape. Vous conservez les décisions et responsabilités qui vous reviennent; les mécanismes de participation ou de comité applicables doivent être respectés.

Pourquoi vos descriptions de poste doivent refléter le travail réel

Les emplois évoluent parfois plus vite que leur description. Une personne coordonne maintenant des urgences, forme les nouvelles recrues, traite des renseignements sensibles ou accompagne une clientèle plus complexe. Si ces exigences restent invisibles, les informations utilisées pour évaluer l’emploi peuvent être incomplètes.

L’évaluation des catégories d’emplois doit tenir compte des qualifications, des responsabilités, des efforts et des conditions de travail. Elle porte sur les exigences de l’emploi, et non sur la performance particulière de la personne qui l’occupe. Voir les repères de la CNESST sur la méthode d’évaluation.

La campagne de la CNESST lancée le 19 octobre 2026 attire justement l’attention sur les aspects moins visibles du travail à prédominance féminine. Sa période de diffusion n’est pas une nouvelle échéance légale. Consulter la campagne sur la sous-évaluation des emplois féminins.

Un changement ne crée pas automatiquement un écart d’équité salariale. Son effet doit être analysé. Pour préparer les intrants, vous pouvez aussi faire revoir vos descriptions de poste et votre documentation RH.

Besoin d’une formation en équité salariale pour votre équipe

Vos gestionnaires doivent décrire les emplois? Les RH et la paie doivent préparer les données? Les personnes participant aux travaux veulent comprendre les critères et les étapes?

Exact RH peut former votre équipe en équité salariale et adapter le contenu aux rôles des participants. Selon le besoin convenu, la formation peut porter sur :

• la distinction entre exercice initial, maintien et déclarations;
• la documentation des exigences réelles des emplois;
• les facteurs d’évaluation et les biais à éviter;
• les événements à suivre pour le maintien;
• l’organisation des données et des responsabilités pendant les travaux.

La formation aide votre équipe à contribuer à la démarche. Elle ne remplace pas les travaux et les affichages requis. Son format, son contenu et sa portée sont précisés avant le mandat.

Comment préparer vos travaux sans repartir de zéro

Voici une méthode de préparation proposée par Exact RH, à adapter à votre situation :

1. Retrouvez l’historique. Rassemblez l’exercice initial, les maintiens, les affichages et les déclarations disponibles. Vérifiez les dates prévues, pas uniquement celles des fichiers sauvegardés.
2. Dressez le portrait des emplois. Recensez les catégories, les descriptions et les changements de responsabilités. Documentez les faits avec une méthode commune.
3. Rassemblez les données de rémunération. Prévoyez les taux, les avantages et les événements datés nécessaires à la période analysée. Les données requises dépendent du mandat et du type de travaux.
4. Choisissez qui réalise quoi. Déterminez les personnes et mécanismes de participation applicables, puis la part confiée à Exact RH et celle réalisée à l’interne.
5. Prévoyez la suite des travaux. L’analyse doit mener, selon le cas, aux correctifs, aux affichages, aux réponses aux observations et aux déclarations requises. Conservez les pièces selon les règles applicables.

Prise en charge complète ou accompagnement choisissez la formule adaptée

Nous pouvons réaliser vos travaux selon le mandat convenu ou avancer avec vous à chaque étape. Dans toutes les formules, l’employeur conserve les obligations qui lui incombent. Découvrez notre accompagnement en équité salariale.